Bagian 2 dari 4 Tulisan : PERAN MANAJEMEN KONTRAK DALAM PROSES OPTIMASI BIAYA KONSTRUKSI

(tulisan ini pernah dimuat pada Berita PLN Edisi Maret & April 1996)                                                                                                                                                                                                  

JENIS-JENIS KONTRAK

Berdasarkan sifat dan risiko yang akan ditanggung oleh masing-masing pihak yang terlibat oleh kontrak tersebut, maka dewasa ini terdapat beberapa jenis atau type kontrak, yaitu sebagai berikut :

1.   Lump-Sum Contract (Kontrak harga tetap)

Pada kontrak jenis ini, kontraktor menawarkan suatu harga tetap untuk melaksanakan pekerjaan berdasarkan gambar dan spesifikasi yang telah disepakati pada saat penandatanganan kontrak. Namun meskipun lingkup pekerjaan tersebut telah diperhitungkan secara seteliti mungkin dan tercantum pada gambar dan spesifikasi, jumlah volume pekerjaan yang tercantum pada pada kontrak tersebut sebenarnya hanya merupakan perkiraan saja. Dengan demikian dalam pelaksanaannya mungkin saja volume pekerjaan yang ada akan lebih besar atau lebih kecil dari perkiraan yang tercantum pada kontrak. Untuk suatu kontrak yang bersifat lump-sum maka perbedaan tersebut , baik lebih besar maupun lebih kecil, akan menjadi risiko masing-masing pihak, sedangkan harga yang dibayarkan kepada kontraktor tidak akan berubah.

2.   Unit Price Contract (Kontrak harga satuan tetap)

Pada kontrak jenis ini kontraktor menawarkan harga satuan yang tetap untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai dengan spesifikasi yang ada. Sedangkan volume pekerjaan yang tercantum pada kontrak hanya merupakan volume perkiraan yang dipakai sebagai pegangan bagi masing-masing peserta lelang untuk mengajukan penawaran harga. Dengan demikian jika dalam pelaksanaan pekerjaan volumenya berubah, maka besar pembayaran yang akan diberikan kepada kontraktor akan berubah. Nilai pembayaran tersebut bias naik, dan juga bias turun sesuai dengan volume actual yang dikerjakan kontraktor di lapangan.

3.   Cost Plus Contract

Kontrak jenis Cost Plus ini dapat dibedakan atas 2 jenis. Yang pertama Cost plus a percentage contract, dimana pembayaran kepada kontraktor dilakukan berdasarkan biaya actual yang terjadi ditambah dengan suatu persentase tertentu yang telah disepakati sebelumnya. Namun pada system ini ,dimana kontraktor mendapat tambahan yang berdasarkan persentasi tertentu, memiliki kelemahan berupa tidak adanya rangsangan bagi kontraktor untuk menyelesaikan pekerjaan secara cepat dan hemat biaya.

Untuk mengatasi kelemahan yang ada pada kontrak Cost Plus diatas, maka diterapkan kontrak jenis Cost plus fixed fee. Pada kontrak jenis ini ditentukan tambahan harga yang tetap bagi kontraktor. Dengan metoda ini maka kontraktor akan termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut secepatnya, karena dengan cara tersebut mereka akan menghemat biaya overhead dan meningkatkan keuntungan.

Namun mengingat rumitnya pelaksanaan kontrak jenis Cost Plus tersebut yang ujungnya juga meningkatkan biaya proyek, serta kesulitan pada proses auditing untuk menentukan dan mengawasi criteria pembengkatan biaya, maka di Indonesia, khususnya untuk proyek-proyek pemerintah, kontrak jenis Cost-plus ini tidak diijinkan.

4.   Turn-Key Contract

Kontrak jenis ini dikenal juga sebagai kontrak Design-Construct dimana keseluruhan proyek, mulai dari Engineering and Design, Procurement sampai Construction dilaksanakan oleh satu kontraktor sebagai satu paket yang tidak terpisahkan.

Dengan demikian bagi pemilik proyek terdapat jaminan bahwa nilai kontrak akan tetap untuk hasil atau lingkup pekerjaan secara keseluruhan. Ibaratnya pemilik proyek hanya tinggal putar kunci (turn the key) untuk mengoperasikan instalasi yang telah dibangun secara keseluruhan dan lengkap oleh kontraktor. Kontrak jenis ini sering diterapkan pada pembuatan pabrik, seperti pabrik zat kimia, pabrik pupuk, termasuk juga dalam pembangunan pembangkit listrik.

Namun kontrak jenis ini memang di satu pihak akan sangat mengamankan pemilik proyek dari risiko pembengkakan biaya, namun kelemahannya pada sisi lain biasanya harga yang ditawarkan oleh kontraktor relative mahal. Karena risiko yang ditanggung oleh kontraktor cukup besar, misalnya jika terjadi kesalahan desain dan sebagainya.

5.   Kontrak jenis lain-lain.

Secara garis besar jenis-jenis kontrak terdiri dari empat jenis kontrak di atas. Namun pada pelaksanaannya suatu kontrak jarang yang bersifat murni seperti salah satu jenis kontrak tersebut. Pelaksanaan suatu kontrak biasanya merupakan kombinasi dari satu atau dua  jenis kontrak. Misalnya pada item pekerjaan penunjang sering dipakai kontrak jenis lump-sum, sedangkan untuk bangunan permanen atau pekerjaan utama dipakai cara pembayaran secara unit-price.

Namun memang apapun jenis kontrak yang dipilih, semuanya mempunyai kelebihan-kelebihan serta kekuatan masing-masing. Risiko-risiko dan keunggulan-keunggulan tersebut harus disadari dan diperhitungkan dalam merancang kontrak bagi suatu pekerjaan, sehingga diperoleh hasil yang optimal dari segi biaya, jadual dan mutu pekerjaan.

ANATOMI KONTRAK

Berdasarkan jenis-jenis kontrak yang ada seperti di atas, maka disusunlah kontrak atau perjanjian antara pihak pemilik proyek (owner) dengan pelaksana (contractor). Dalam kontrak pekerjaan konstruksi yang bersifat internasional, biasanya memiliki type standar atau anatomi dengan susunan sebagai berikut :

1.      The Contract Agreement,

2.      The Letter of Acceptance,

3.      The Tender,

4.      The Conditions of Contract Part II,

5.      The Conditions of Contract Part I,

6.      Any other documents forming part of contract.

Susunan dari isi kontrak seperti ya ng tercantum di atas juga merupakan susunan prioritas, atau hirarki kekuatan hukum dari kontrak. Misalnya jika terjadi perbedaan pengertian antara Contract Agreement yang berada pada urutan paling atas dengan Letter of Acceptance, maka yang mengikat adalah yang tercantum pada Contract Agreement.

Namun dalam pelaksanaan suatu proyek, sering juga terjadi semacam modifikasi terhadap susunan atau isi dari dokumen-dokumen yang membentuk kontrak. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengantisipasi perlunya kesesuaian dengan kondisi pekerjaan atau proses lelang. Misalnya merupakan hal yang umum sebelum proses penunjukan pemenang lelang, dilakukan proses negosiasi atau klarifikasi dengan rekanan yang menempati peringkat teratas pada lelang. Dengan adanya proses negosiasi dan klarifikasi tersebut maka pada dokumen kontrak harus dimasukkan dokumen Minutes of Negotiation and Clarification.

Sebagai contoh misalnya pada kontrak pekerjaan sipil (Lot-1) di Proyek PLTA Cirata tahap II memiliki susunan sebagai berikut :

1.      The Contract Agreement,

2.      The Letter of Acceptance,

3.      The Minutes of Contract Discussion and Finalization,

4.      The Clarification Communication (during tender evaluation),

5.      The Conditions of Contract Part II,

6.      The Conditions of Contract Part I,

7.      The Specifications,

8.      The Drawings,

9.      The Priced Bill of Quantities and,

10.  The Contractor’s Tender.

Secara ringkas isi dari dokumen-dokumen yang membentuk kontrak tersebut dapat diterangkan sebagai berikut :

1.   The Contract Agreement,

Merupakan dokumen induk yang ditandatangani oleh wakil-wakil yang memiliki wewenang penuh untuk mengikatkan diri pada kontrak atau perjanjian. Biasanya Contract Agreement ini ditandatangani oleh Direktur utama atau Direktur. Bisa juga ditandatangani oleh pejabat lainnya, dengan syarat memiliki wewenang, misalnya General Manager atau Manajer.

2.   The Letter of Acceptance,

Merupakan pernyataan dari pihak pemberi pekerjaan bahwa mereka  dapat menyetujui harga penawaran yang disampaikan oleh peserta lelang pada saat proses lelang atau sebagai hasil negosiasi, dan bermaksud untuk melangkah ke tahap berikutnya berupa penandatanganan Contract Agreement antara kedua pihak.

3.   The Minutes of Contract Negotiation  and Clarification,

Bagian ini merupakan risalah rapat negosiasi yang membahas dokumen penawaran dari peserta tender. Pada tahap pemasukan dokumen penawaran biasanya peserta lelang memang masih diijinkan untuk menawarkan barang atau pekerjaan yang spesifikasinya tidak banyak berbeda dengan spesifikasi yang tercantum pada dokumen lelang. Pada tahap negosiasi dan klarifikasi inilah dimungkinkan dilakukan perubahan-perubahan yang tidak prinsip (minor deviation) dari spesifikasi teknis yang tercantum pada dokumen lelang. Adanya perubahan tersebut dicantumkan pada pada minutes of contract negotiation and clarification. Minutes tersebut juga mencantumkan penjelasan (clarification) dari peserta lelang.

4.   The Contractor’s Tender

Bagian ini merupakan penawaran yang diajukan oleh peserta lelang untuk mengerjakan pekerjaan yang dilelang oleh pemilik. Tawaran dari peserta lelang ini juga mencakup rincian harga dari masing-masing item pekerjaan. Disamping itu peserta lelang juga masih diijinkan untuk mengusulkan adanya perubahan kecil (minor) terhadap spesifikasi yang tercantum.

Namun sering juga pada kontrak (biasanya dicantumkan pada Contract Agreement) disebutkan bahwa dokumen penawaran (The Contractor’s Tender) ini diubah peringkat atau hirarkinya. Misalnya pada kontrak Lot-1 Proyek PLTA Cirata tahap II di atas, diletakkan pada bagian terakhir (bawah). Ini memiliki arti bahwa adanya usul perubahan kecil (minor deviation) dari peserta lelang, baru akan diakui keabsahannya jika dibahas dan tercantum pada Minutes of Contract Negotiation and Clarification. Dengan perubahan seperti ini maka pihak pemilik proyek akan aman dari kemungkinan terlewatnya pengamatan pada saat mengevaluasi usul perubahan kecil dari peserta lelang.

5.   The Conditions of Contract Part II & Part I,

Bagian ini merupakan syarat-syarat dan kondisi dan kondisi yang berlaku pada kontrak atau perjanjian. Dimana pada bagian ini diatua apa-apa saja yang menjadi hak dan kewajiban masing-masing pihak yang terikat kontrak. Termasuk juga tata hubungan kerja antara pihak pemilik proyek (employer), konsultan pengawas (engineer) dan pelaksana pekerjaan (contractor).

Misalnya pada Conditions of Contract ini dicantumkan bahwa kontraktor berkewajiban untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan spesifikasi teknis dan jangka waktu tertentu. Engineer berkewajiban untuk mengawasi hasil pekerjaan kontraktor, sedangkan employer atau pemilik proyek berkewajiban untuk memberikan pembayaran jika pekerjaan tersebut telah diselesaikan sesuai dengan syarat-syarat yang tercantum pada kontrak. Semua hal yang terkait dengan hak dan kewajiban masing-masing pihak tersebut diatur pada pasal-pasal yang tercantum pada bagian ini secara rinci. Termasuk juga misalnya bagaimana jika terjadi pekerjaan tambah, perpanjangan waktu, serta ketentuan-ketentuan yang menyangkut masalah seperti : asuransi, inspeksi pekerjaan, tenaga kerja, keamanan, penghentian pekerjaan dan sebagainya.

Conditions of Contract ini biasanya terdiri dari 2 bagian. Bagian (Part) I biasanya disebut sebagai General Conditions, merupakan bagian yang telah standard an berlaku umum. Untuk pekerjaan-pekerjaan konstruksi yang besar dan terutama pada kontrak internasional, biasanya dipakai General Conditions yang disiapkan dan disusun oleh FIDIC (Federation Internationale des Ingenieurs Conceil) yang berpusat di Paris. General Conditions dari FIDIC ini merupakan kondisi kontrak yang paling luas dipakai saat ini pada pekerjaan-pekerjaan konstruksi di seluruh dunia.

Sedangkan bagian (Part) II dari Conditions of Contract ini merupakan Conditions of Particular Application, merupakan kondisi atau syarat-syarat khusus yang disesuaikan dengan hukum, peraturan dan kondisi setempat. Pada bagian II ini biasanya juga mencantumkan perubahan-perubahan pasal-pasal atau klausul-klausul standar yang tercantum pada Part I (General Conditions) sesuai dengan keinginan pihak pemilik proyek (owner). Misalnya saja pada pasal yang mengatur jangka waktu pembayaran yang menurut Clause 60.10 General Conditions harus sudah dibayarkan dalam jangka waktu 28 hari, bias saja diubah atau diperpanjang sesuai dengan kondisi owner. Jadi nantinya yang berlaku adalah yang tercantum pada Part I Conditions of Contract (Particular Application), yang dari segi hukum memiliki hirarki yang lebih kuat dari Part I.

6.   The Specifications and the Drawings,

Spesifikasi teknik (the Specification) dan gambar-gambar (the Drawings) adalah bagian yang menjelaskan tentang lingkup teknis dari pekerjaan yang tercantum pada kontrak harus dilaksanakan oleh kontraktor. Mengingat fungsinya sebagai penjelasan terhadap lingkup pekerjaan, maka spesifikasi teknis dan gambar-gambar akan bersifat saling melengkapi sebagai bagian yang tidak terpisahkan. Karena memang sifatnya hampir semua pekerjaan konstruksi atau teknik pada umumnya membutuhkan penjelasan yang tercantum sekaligus baik pada spesifikasi teknis maupun pada gambar-gambar.

Namun meskipun sifat keduanya saling menjelaskan, dalam hal terjadi pertentangan antara yang tercantum pada spesifikasi teknik dengan yang tercantum pada gambar, maka yang tercantum pada spesifikasi teknis (the Specification) akan lebih mengikat karena hirarkinya lebih tinggi dibandingkan gambar-gambar (the Drawings).

(bersambung)